7 conseils pour organiser le déménagement de votre bureau

Cet article vous aidera à faire de votre prochain déménagement de bureau une expérience aussi fluide que possible.

Les déménagements de bureaux et de commerces doivent être traités avec soin, par un déménageur professionnel ayant une grande expérience de la gestion des stocks commerciaux dans une ville comme Paris. Notre guide de la gestion du déménagement de vos bureaux couvre toutes les étapes, de la planification à la reprise des activités normales.

Au fur et à mesure que les lieux de travail s’adaptent aux perturbations liées au COVID, les entreprises procèdent à des changements tels que l’augmentation des possibilités de travail à domicile ou le déménagement complet pour plus d’infos suivez ce lien.

Les déménagements commerciaux impliquent le transport d’un large éventail d’équipements physiques, notamment des imprimantes et des ordinateurs, mais il y a aussi les données de l’entreprise qui doivent être gérées avec soin, si elles ne sont pas en grande partie dans le cloud.

Nous avons compilé un guide rapide des étapes clés pour assurer une transition en douceur pour votre entreprise et votre personnel si vous prévoyez un déménagement.

1. Définissez vos besoins et établissez un calendrier.

Que votre entreprise se contracte ou se développe, ou que votre bail ait expiré, il est important de savoir clairement pourquoi vous déménagez afin d’obtenir l’adhésion de votre personnel et de garantir que chacun puisse définir ses besoins pendant le déménagement.

Vos déménageurs peuvent vous faire déménager et vous installer dans la journée si nécessaire. Mais pour que votre équipe et votre entreprise soient le moins perturbées possible, il faut une certaine planification et une communication interne claire.

Les petites entreprises peuvent désigner un chef de projet pour s’assurer que chaque aspect de l’entreprise est préparé pour le transport et l’installation rapide à l’autre bout. Il devra suivre les mêmes étapes que celles décrites ci-dessous, mais, espérons-le, à une échelle gérable pour un individu.

Quels que soient la taille et les besoins de votre entreprise, la préparation du projet est essentielle pour établir des calendriers réalistes, respecter votre budget, communiquer les changements au personnel et gérer avec succès les changements opérationnels tels que le travail à domicile pendant les jours de transition.

2. Faites l’inventaire et identifiez les sous-projets

Avant de demander des devis aux déménageurs commerciaux, précisez si votre budget s’étend au service complet d’emballage, s’il couvre uniquement le transport des stocks de votre entreprise ou si vous prévoyez une combinaison d’emballage, de déménagement et d’entreposage.

Que vous ayez mis en place un comité de déménagement ou que vous ayez un seul chef de projet pour guider le processus, faites une évaluation détaillée de votre inventaire. Une promenade physique dans l’espace vous permettra d’identifier les articles qui ne sont pas immédiatement apparents et la main-d’œuvre spécialisée nécessaire pour démonter l’équipement ou effectuer des réparations de bureau.

Une fois l’inventaire identifié, il faut le classer par catégories et le distribuer au comité de déménagement pour vérifier s’il n’y a pas d’omissions ou de changements. Ce document principal doit être mis à jour et vérifié régulièrement avant le déménagement.

Une fois l’inventaire documenté, parcourez une seconde fois l’espace, en étiquetant ou en marquant les articles à éliminer. Lorsque vous avez terminé, débarrassez chaque espace des déchets ou des dons, une zone à la fois, et demandez à un superviseur de les marquer au fur et à mesure qu’ils sont retirés. En procédant de manière méthodique et sans précipitation, vous éviterez que des objets soient jetés par erreur. Une fois votre espace désencombré, le reste de votre inventaire sera plus facile à voir et à gérer.

 

3. Planifiez votre déménagement

Maintenant que tous les éléments de votre déménagement ont été identifiés, y compris les fournisseurs supplémentaires à vos déménageurs, il est temps de planifier les échéances du déménagement.

Les fournisseurs, les vendeurs et les clients doivent également être prévenus s’ils sont touchés par votre déménagement. Une campagne directe par courrier électronique ou postal peut être votre méthode préférée de communication avec les clients, tandis que les commerces ambulants tels que les cafés peuvent trouver que les médias sociaux et leur site web sont des outils plus efficaces.

4. Obtenez des devis et engagez un déménageur

Une fois que vous avez déterminé vos délais et un jour de déménagement réaliste, il est temps de créer une liste de déménageurs expérimentés, de vérifier leurs références et d’obtenir des devis détaillés. Tous les déménageurs n’ont pas le même engagement envers le service à la clientèle, la sécurité et la conformité, l’expertise ou l’expérience.

Idéalement, il est préférable de trouver un déménageur capable de prendre en charge la livraison des fournitures d’emballage, l’emballage, la mise en caisse, le déménagement et le stockage, plutôt que de faire appel à plusieurs fournisseurs dont les capacités de coordination diffèrent. Un service de bout en bout maximise l’efficacité et réduit le risque de retards inutiles.

5. Emballage des bureaux

Jusqu’à cette étape, votre déménagement a eu peu d’impact sur vos employés. Dès que vous commencerez à emballer, cela changera rapidement. Progressez dans votre programme d’emballage de manière méthodique et prudente, afin de réduire si possible les perturbations du fonctionnement normal.

Le principe de base de l’emballage d’un déménagement commercial est de classer les articles à emballer par ordre de priorité, en commençant par les articles les moins nécessaires au jour le jour et en terminant par les équipements les plus vitaux peu avant le déménagement. Cela s’applique à tous les types de déménagement, la confusion étant l’ennemi d’un déménagement sans stress.

6. Un œil sur la destination

Bien que l’emballage et la planification soient en cours pour le jour du déménagement, contrairement à un déménagement résidentiel, vous avez plus de logistique à gérer sur votre nouveau site.

Assurez-vous de vérifier auprès de la direction de votre nouvel immeuble ou mettez-la en contact avec vos déménageurs pour vous assurer que les exigences en matière d’assurance, les accès tels que les réservations d’ascenseurs, les restrictions relatives aux quais de chargement et le nettoyage avant déménagement sont discutés avant l’arrivée de votre inventaire.

7. Le jour du déménagement

Idéalement, l’ensemble de votre personnel sera hors site le jour du déménagement, à l’exception de vos superviseurs de déménagement.

Ces derniers répondront aux questions de dernière minute, surveilleront l’avancement des travaux et coordonneront les membres du personnel qui doivent être présents lors du chargement et du déchargement des camions. Nous vous recommandons d’avoir au moins un superviseur à chaque endroit, surtout si vous déménagez la nuit ou dans des délais serrés.

Si vous faites appel à des déménageurs professionnels, ils vous avertiront en route vers votre site et géreront le stationnement des véhicules sur le quai de chargement ou à l’extérieur du bâtiment. À leur arrivée, ils confirmeront le plan de chargement avec vous, y compris toute demande spéciale, avant de se mettre au travail.

Au fur et à mesure que chaque boîte est chargée sur un chariot pour être amenée au véhicule, elle sera marquée sur votre liste principale d’inventaire. Il en va de même pour tous les autres articles, y compris les meubles.

Vos déménageurs peuvent être amenés à communiquer avec la direction de l’immeuble, les autres locataires de l’immeuble, à répondre à des questions posées par des membres de l’équipe en dehors du site ou à effectuer votre déménagement sans contact et sans supervision, et à vous appeler par téléphone ou par vidéo à des intervalles clés.

Une fois les véhicules chargés, le superviseur principal devra signer les documents de départ de l’entreprise de déménagement avant de pouvoir partir. Nous vous recommandons d’avoir au moins un superviseur à chaque endroit, surtout si vous déménagez la nuit ou dans des délais serrés.

 

Author: Damien