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7 conseils pour organiser le déménagement de votre bureau

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Cet article vous aidera à faire de votre prochain déménagement de bureau une expérience aussi fluide que possible.

Les déménagements de bureaux et de commerces doivent être traités avec soin, par un déménageur professionnel ayant une grande expérience de la gestion des stocks commerciaux dans une ville comme Paris. Notre guide de la gestion du déménagement de vos bureaux couvre toutes les étapes, de la planification à la reprise des activités normales.

Au fur et à mesure que les lieux de travail s’adaptent aux perturbations liées au COVID, les entreprises procèdent à des changements tels que l’augmentation des possibilités de travail à domicile ou le déménagement complet pour plus d’infos suivez ce lien.

Les déménagements commerciaux impliquent le transport d’un large éventail d’équipements physiques, notamment des imprimantes et des ordinateurs, mais il y a aussi les données de l’entreprise qui doivent être gérées avec soin, si elles ne sont pas en grande partie dans le cloud.

Nous avons compilé un guide rapide des étapes clés pour assurer une transition en douceur pour votre entreprise et votre personnel si vous prévoyez un déménagement.

1. Définissez vos besoins et établissez un calendrier.

Que votre entreprise se contracte ou se développe, ou que votre bail ait expiré, il est important de savoir clairement pourquoi vous déménagez afin d’obtenir l’adhésion de votre personnel et de garantir que chacun puisse définir ses besoins pendant le déménagement.

Vos déménageurs peuvent vous faire déménager et vous installer dans la journée si nécessaire. Mais pour que votre équipe et votre entreprise soient le moins perturbées possible, il faut une certaine planification et une communication interne claire.

Les petites entreprises peuvent désigner un chef de projet pour s’assurer que chaque aspect de l’entreprise est préparé pour le transport et l’installation rapide à l’autre bout. Il devra suivre les mêmes étapes que celles décrites ci-dessous, mais, espérons-le, à une échelle gérable pour un individu.

Quels que soient la taille et les besoins de votre entreprise, la préparation du projet est essentielle pour établir des calendriers réalistes, respecter votre budget, communiquer les changements au personnel et gérer avec succès les changements opérationnels tels que le travail à domicile pendant les jours de transition.

2. Faites l’inventaire et identifiez les sous-projets

Avant de demander des devis aux déménageurs commerciaux, précisez si votre budget s’étend au service complet d’emballage, s’il couvre uniquement le transport des stocks de votre entreprise ou si vous prévoyez une combinaison d’emballage, de déménagement et d’entreposage.

Que vous ayez mis en place un comité de déménagement ou que vous ayez un seul chef de projet pour guider le processus, faites une évaluation détaillée de votre inventaire. Une promenade physique dans l’espace vous permettra d’identifier les articles qui ne sont pas immédiatement apparents et la main-d’œuvre spécialisée nécessaire pour démonter l’équipement ou effectuer des réparations de bureau.

Une fois l’inventaire identifié, il faut le classer par catégories et le distribuer au comité de déménagement pour vérifier s’il n’y a pas d’omissions ou de changements. Ce document principal doit être mis à jour et vérifié régulièrement avant le déménagement.

Une fois l’inventaire documenté, parcourez une seconde fois l’espace, en étiquetant ou en marquant les articles à éliminer. Lorsque vous avez terminé, débarrassez chaque espace des déchets ou des dons, une zone à la fois, et demandez à un superviseur de les marquer au fur et à mesure qu’ils sont retirés. En procédant de manière méthodique et sans précipitation, vous éviterez que des objets soient jetés par erreur. Une fois votre espace désencombré, le reste de votre inventaire sera plus facile à voir et à gérer.

 

3. Planifiez votre déménagement

Maintenant que tous les éléments de votre déménagement ont été identifiés, y compris les fournisseurs supplémentaires à vos déménageurs, il est temps de planifier les échéances du déménagement.

Les fournisseurs, les vendeurs et les clients doivent également être prévenus s’ils sont touchés par votre déménagement. Une campagne directe par courrier électronique ou postal peut être votre méthode préférée de communication avec les clients, tandis que les commerces ambulants tels que les cafés peuvent trouver que les médias sociaux et leur site web sont des outils plus efficaces.

4. Obtenez des devis et engagez un déménageur

Une fois que vous avez déterminé vos délais et un jour de déménagement réaliste, il est temps de créer une liste de déménageurs expérimentés, de vérifier leurs références et d’obtenir des devis détaillés. Tous les déménageurs n’ont pas le même engagement envers le service à la clientèle, la sécurité et la conformité, l’expertise ou l’expérience.

Idéalement, il est préférable de trouver un déménageur capable de prendre en charge la livraison des fournitures d’emballage, l’emballage, la mise en caisse, le déménagement et le stockage, plutôt que de faire appel à plusieurs fournisseurs dont les capacités de coordination diffèrent. Un service de bout en bout maximise l’efficacité et réduit le risque de retards inutiles.

5. Emballage des bureaux

Jusqu’à cette étape, votre déménagement a eu peu d’impact sur vos employés. Dès que vous commencerez à emballer, cela changera rapidement. Progressez dans votre programme d’emballage de manière méthodique et prudente, afin de réduire si possible les perturbations du fonctionnement normal.

Le principe de base de l’emballage d’un déménagement commercial est de classer les articles à emballer par ordre de priorité, en commençant par les articles les moins nécessaires au jour le jour et en terminant par les équipements les plus vitaux peu avant le déménagement. Cela s’applique à tous les types de déménagement, la confusion étant l’ennemi d’un déménagement sans stress.

6. Un œil sur la destination

Bien que l’emballage et la planification soient en cours pour le jour du déménagement, contrairement à un déménagement résidentiel, vous avez plus de logistique à gérer sur votre nouveau site.

Assurez-vous de vérifier auprès de la direction de votre nouvel immeuble ou mettez-la en contact avec vos déménageurs pour vous assurer que les exigences en matière d’assurance, les accès tels que les réservations d’ascenseurs, les restrictions relatives aux quais de chargement et le nettoyage avant déménagement sont discutés avant l’arrivée de votre inventaire.

7. Le jour du déménagement

Idéalement, l’ensemble de votre personnel sera hors site le jour du déménagement, à l’exception de vos superviseurs de déménagement.

Ces derniers répondront aux questions de dernière minute, surveilleront l’avancement des travaux et coordonneront les membres du personnel qui doivent être présents lors du chargement et du déchargement des camions. Nous vous recommandons d’avoir au moins un superviseur à chaque endroit, surtout si vous déménagez la nuit ou dans des délais serrés.

Si vous faites appel à des déménageurs professionnels, ils vous avertiront en route vers votre site et géreront le stationnement des véhicules sur le quai de chargement ou à l’extérieur du bâtiment. À leur arrivée, ils confirmeront le plan de chargement avec vous, y compris toute demande spéciale, avant de se mettre au travail.

Au fur et à mesure que chaque boîte est chargée sur un chariot pour être amenée au véhicule, elle sera marquée sur votre liste principale d’inventaire. Il en va de même pour tous les autres articles, y compris les meubles.

Vos déménageurs peuvent être amenés à communiquer avec la direction de l’immeuble, les autres locataires de l’immeuble, à répondre à des questions posées par des membres de l’équipe en dehors du site ou à effectuer votre déménagement sans contact et sans supervision, et à vous appeler par téléphone ou par vidéo à des intervalles clés.

Une fois les véhicules chargés, le superviseur principal devra signer les documents de départ de l’entreprise de déménagement avant de pouvoir partir. Nous vous recommandons d’avoir au moins un superviseur à chaque endroit, surtout si vous déménagez la nuit ou dans des délais serrés.

 

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Quel rôle joue un cabinet d’expert-comptable pour une entreprise débutante ?

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Expert-comptable

L’expert-comptable est un professionnel polyvalent qui apporte un soutien continu aux entrepreneurs tout au long de l’évolution de leur entreprise. Si vous êtes notamment nouveau dans le secteur des affaires, l’accompagnement et les conseils avisés de ce tiers se révèlent précieux et indispensables pour le bon développement de votre activité.

Découvrez justement les rôles d’un cabinet d’expert-comptable auprès d’une entreprise débutante.

L’expert-comptable : un bras droit lors de la création d’entreprise

Ponctuée de nombreuses procédures juridiques et fiscales, l’étape de la création d’entreprise reste une étape complexe pour les entrepreneurs. De ce fait, l’intervention de l’expert comptable est toujours la bienvenue durant cette phase. Ceci, tout spécialement si le porteur de projet ne dispose pas de connaissances ou de compétences en la matière.

Les choix incontournables lors de la création d’entreprise

Le choix du statut social, du statut juridique et du régime d’imposition de l’entreprise fait partie des rôles principaux de l’expert-comptable. Ce dernier dispose de toutes les notions requises dans le domaine et est ainsi en mesure d’orienter l’entrepreneur vers les options les mieux adaptées à son profil et à ses besoins.

L’accompagnement d’un expert se révèle crucial lors de cette phase, car les décisions prises vont impacter toute la vie de l’entreprise ou encore son patrimoine.

Entre autres, retenez qu’un cabinet d’expert-comptable peut se charger de toutes les procédures de création d’entreprise de A à Z. Votre interlocuteur s’occupe ainsi de la rédaction des statuts, du remplissage des différents formulaires (M0, P0), de la rédaction des procès-verbaux, etc. Cette intervention vous affranchit de lourdes tâches administratives et vous permet de vous concentrer sur d’autres angles du lancement de votre entreprise.

Définir le budget prévisionnel avec un expert-comptable

Pour une entreprise débutante, la question du budget et des finances constitue un sujet délicat. Lors de l’étape de la création d’entreprise, il est du ressort de l’expert-comptable d’accompagner le futur dirigeant à mettre au point le budget prévisionnel de la société.

Durant cette phase, l’expert-comptable va procéder à des analyses financières. Ce travail nécessite une grande capacité de déduction et d’anticipation que seul le professionnel dispose. Pour son analyse, l’expert-comptable va devoir étudier les différents chiffres au moment de la création d’entreprise (CA prévisionnel, trésorerie, rentabilité, etc.) afin de définir les budgets. Grâce à ses conclusions, la future entreprise pourra compter sur un budget prévisionnel cohérent et pertinent qui lui permettra d’atteindre ses objectifs et de rester pérenne.

Par ailleurs, un cabinet d’expert-comptable dispose aussi d’un réseau avec lequel il peut échanger pour les recherches d’aides et de financement de l’entreprise.

Les premiers pas de son entreprise avec un expert-comptable

Après l’étape de la création, l’entrepreneur peut décider de mettre fin à sa collaboration avec l’expert-comptable. Ceci dit, notamment dans le cas d’une entreprise débutante, l’accompagnement de ce dernier demeure encore plus essentiel lorsque l’entreprise commence son activité, car elle entre à ce moment dans la cour des grands. La présence de l’expert-comptable constitue un gage d’assurance et de sécurité pour le chef d’une jeune entreprise.

Le rôle principal de l’expert-comptable consiste à tenir la comptabilité de l’entreprise. Cette tâche concerne différents angles de l’administration et de l’organisation de la société. Par exemple :

  • le choix des outils de gestion comptable ;
  • la tenue des tableaux de bord ;
  • l’établissement des bulletins de paie ;
  • le rapprochement bancaire ;
  • la déclaration des charges sociales ;
  • l’élaboration des budgets annuels ;

Le dirigeant a le choix entre l’externalisation d’une partie ou de la totalité de ces différentes tâches auprès d’un cabinet d’expert-comptable. Si vous travaillez en tant qu’auto-entrepreneur, l’externalisation partielle se montre intéressante, car votre charge comptable se révèle moins lourde, mais nécessite néanmoins une certaine connaissance juridique.

Les devoirs de l’expert-comptable

Il faut savoir que l’expertise-comptable fait partie des professions réglementées. De ce fait, l’expert-comptable est soumis à un Code de déontologie lors de l’exercice de son activité. C’est-à-dire qu’il doit respecter des réglementations précises pendant son accompagnement.

Son devoir de conseil et orientation prend tout son sens durant une intervention auprès d’une entreprise débutante. Ensuite, au fur et à mesure de l’avancée des activités de l’entreprise, le cabinet d’expert-comptable se doit obligatoirement d’informer cette dernière sur les mises à jour des réglementations et d’alerter le chef d’entreprise concernant les situations à risques pour la société.

 

Au bout du compte, les entreprises débutantes ne peuvent se passer de l’intervention d’un cabinet d’expertise-comptable pour bien démarrer leurs activités.

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Comment choisir son fabricant de camions-restaurants ambulants ?

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Le food truck est un camion doté d’une remorque et dont l’utilisation en Europe s’est très vite répandue. Venu des États-Unis, ce concept propose de nombreux avantages aux personnes désireuses de se lancer dans le domaine de la restauration. En plus d’être très tendance, le camion-restaurant est également pratique et considérablement abordable en comparaison à un restaurant classique. Vous avez pour projet d’acquérir un camion-restaurant pour mettre sur pied votre restaurant ? Différents points seront à prendre en compte pour le choix de votre fabricant de camions-restaurants ambulants. Découvrez les critères à prendre en compte dans cet article.

Food truck : quels sont les différents modèles présents sur le marché ?

Il existe plusieurs types de camions-restaurants sur le marché. Ces modèles se distinguent entre autres par leur gabarit, leur style ainsi que leur mode de fonctionnement. Concernant la taille, il faut noter qu’il existe des modèles de food-truck XL encore appelés food-truck poids lourd ainsi que des modèles plus légers destinés aux petits espaces et incapables d’accueillir plus d’un travailleur à la fois.

Le food-truck XL offre par contre plus d’espace pour plus de travailleurs et bien entendu plus d’équipements de travail. Le fabricant de camions restaurants ambulants de votre choix devrait donc à tout prix pouvoir répondre à vos besoins en vous proposant tous les modèles disponibles et capables de répondre pleinement à vos besoins.

Les food-truck peuvent également se distinguer par diverses autres caractéristiques comme leur mode de fonctionnement, leur style d’habillage ou encore par l’ajout d’équipements et de commodités rendant leur utilisation plus agréable et plus confortable.

Le budget à investir dans votre food-truck : un critère déterminant pour le choix de votre fabricant

Le montant à investir dans la réalisation de votre food-truck représente un point important à considérer pour le choix de votre fabricant. En effet, il existe des fabricants spécialisés dans des camions-restaurants personnalisés neufs et haut de gamme et d’autres qui proposent des équipements d’occasion pour les personnes détenant un budget beaucoup moins élevé.

Le food-truck neuf représente bien évidemment un meilleur investissement qui vous garantit qualité, durabilité ainsi qu’un camion répondant à vos besoins et entièrement à votre image. Il est donc préférable d’opter pour un fabricant spécialisé dans la réalisation de camions-restaurants neufs et sur mesure.

L’expérience et le catalogue de réalisations du fabricant

Le choix de votre fabricant devrait allers vers un professionnel capable de vous guider efficacement en fonction du type de restauration que vous souhaitez réaliser. En effet, le food-truck à choisir devra s’adapter parfaitement à votre activité. Un food-truck peut vous permettre de vous positionner dans la vente de snacks ou même dans celle de repas plus élaborés où vos clients pourront manger sur place. Il est donc indiqué d’opter pour un professionnel détenant quelques années d’expérience dans le domaine.

L’expérience de votre fabricant vous permettra de choisir le meilleur food-truck possible. Prenez également le temps de consulter le catalogue des réalisations précédentes de votre fabricant. Cela vous permettra d’avoir une idée claire de la qualité de son travail.

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Pourquoi devriez-vous communiquer sur des supports en papier ?

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Les performances d’une entreprise sur le marché dépendent principalement de la qualité de sa communication. Toutefois, au milieu des multiples canaux de communication disponibles, il peut être assez compliqué de faire le bon choix. Pourquoi devriez-vous communiquer sur des supports en papier ? Découvrez-le dans la suite de cet article.

Parfait pour mémoriser un message

Les supports physiques ne sont pas aussi démodés que l’on peut l’imaginer. Bien au contraire, ils peuvent aussi présenter un côté très attractif lorsqu’ils sont conçus avec assez de soins. Si vous optez par exemple pour une brochure a5, il vous faudra prévoir au préalable un excellent message publicitaire, un design hors du commun, un « call to action » assez convaincant.

En consultant ladite brochure, les potentiels clients doivent avoir une véritable envie de se procurer vos différents produits et services. Les brochures sont de toute évidence le moyen de plus adapté pour que les clients se rappellent constamment de vos services, quelle que soit leur situation géographique.

Pour une communication moins intrusive

L’avantage quand on communique sur du papier, c’est que l’on ne s’impose jamais à sa cible. Elle a donc la liberté de choisir si elle recevra un flyers, ou si elle consultera ou pas un magazine. Cela fait du print une modalité de communication relativement opposée aux réseaux sociaux qui sont souvent très intrusifs. Les internautes ne choisissent donc pas toujours les informations qu’ils reçoivent sur leurs appareils. En ce qui concerne l’aspect écologique, il est essentiel de préciser que la communication sur papier doit être bien pensée de sorte à être très peu polluante et de multiples alternatives existent à cet effet.

Pour jouir d’une meilleure visibilité

Il existe aujourd’hui des médias un peu partout. Pourtant, ces derniers passent très facilement inaperçus. Par contre, de nombreux vendeurs gérant de petits commerces parviennent aisément à se faire de la clientèle en se servant uniquement de supports visuels physiques. L’avantage de supports comme les affiches par exemple, réside dans le fait que ces derniers vous aident à avoir un maximum de zones de contact avec vos prospects. Le message étant répété à plusieurs endroits, il est plus facilement compris et retenu par la cible.

Communiquer en polluant moins

Même si on en parle que très peu, la communication print est beaucoup moins polluante que celle digitale. En effet, pendant que la communication digitale nécessite de faire usage de multiples serveurs informatiques et donc d’énergie, la communication print n’exige que du papier et une main-d’œuvre humaine. De plus, les dernières évolutions dans le secteur ont favorisé la naissance de nouveaux gadgets écoresponsables : encres écologiques, papiers recyclés et supports diversifiés.

Une communication moins coûteuse

Communiquer sur des supports papier exige souvent de se focaliser sur une cible locale. Dans cette mesure, cela nécessite moins de moyens qu’une communication à l’échelle nationale ou internationale. Les dépenses les plus importantes en matière de print sont essentiellement relatives à l’achat du papier et aux impressions. Cela fait donc des supports papier, l’un des outils favoris des entreprises modestes.

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