Vous souhaitez organiser un événement pour vos employés ou vos clients ?

Alors tout d’abord, oui, c’est un gros travail. Oui, il y a beaucoup de choses à penser, mais avec une bonne planification et nos conseils, l’organisation d’un événement d’entreprise peut être amusant et gratifiant.

Dans cet article de blog, nous allons voir ensemble comment décomposer facilement le processus d’organisation d’un événement sous forme de check-list. Vous pourrez ainsi rester concentré sur votre mission principale qui est d’organiser une fête mémorable.

Qu’est-ce qu’un événement d’entreprise ?

Les événements d’entreprise sont classés comme n’importe quelle occasion décontractée, sociale ou professionnelle qui est organisée et financée par une entreprise. Les événements d’entreprise peuvent englober de nombreux types d’événements différents. Les deux principaux objectifs de l’événement d’entreprise sont soit de promouvoir ou de commercialiser un produit ou service, soit de favoriser un sentiment d’appartenance pour ses employés ou ses clients. Voici quelques exemples d’événements d’entreprise :

• Les Fêtes de Noël
• Les Journées sportives
• Les Cérémonies de remise de prix
• Les Salons professionnels
• Les parcs d’expositions
• Les soirées à thèmes (casino, jungle ..)
• Les teams building

3 Conseils pour réussir votre événement d’entreprise :

Gérer bien votre temps en fixant la date de votre événement :

Les salles de réceptions sont souvent très demandées pour les congrès et fêtes d’entreprise. Faites attention, ne vous laisser pas surprendre par le temps. Traditionnellement, les jeudis sont les jours les plus populaires pour les fêtes d’entreprises. Les vendredis viennent juste après. Cependant, ne négligez pas les jours de début de semaine, ils ont tendance à être moins chers et offrent plus de flexibilité lorsqu’il s’agit de choisir un lieu.

Une façon simple et rapide de fixer la date est de créer une sorte de sondage avec quelques dates initiales parmi lesquelles chacun peut choisir. Envoyez un lien vers le sondage dans un e-mail afin d’avoir une idée de la date préférée et une indication du nombre de participants. N’oubliez pas d’inclure une date de réponse dans vos courriels pour ne pas attendre les réponses et assurez-vous de faire suivre un e-mail de rappel de la date une fois que vous avez choisi une date.

Décidez du type de fête à organiser

Lorsqu’il s’agit de décider du type de fête que vous organisez, voici les principaux éléments à prendre en compte…

• Votre événement se déroulera-t-il de jour, de nuit ou les deux ?
• Recherchez-vous une formule sur mesure ou un forfait ?
• Quelles activités proposerez-vous, un repas dansant, un galât de charité ?
• Souhaitez-vous que la salle de réception soit en accès partagée ou exclusive ?
• L’entrée sera-t-elle payante ou gratuite ?

Choisir sa salle de réception :

Nous vous recommandons de prendre rendez-vous avec votre organisateur événementiel dans les lieux qui vous intéressent.

Faire le bon choix en matière de lieu de réception est crucial. Peu importe votre sens de l’organisation ou les divertissements exceptionnels que vous avez réservés, si le lieu ne répond pas à certains besoins, l’événement en pâtira. Les points suivants sont de bons points de départ à utiliser lorsque vous commencez votre recherche :

• Capacité – le lieu est-il de la bonne taille pour votre liste d’invités ?
• Emplacement – est-il accessible, bien desservi par les taxis et les transports publics ? Si ce n’est pas le cas, vous devrez peut-être envisager de louer des bus ou même un hébergement pour la nuit.
• Installations – le système de sonorisation est-il moderne et fonctionnel ? Vous aurez peut-être besoin d’équipement pour les discours, les présentations et les spectacles.
• Le lieu organisera-t-il le nettoyage ?
• Quelle sélection de nourriture propose t’il ?
• Quelle sélection de boissons ?

En fonction du type de lieu que vous avez choisi, vous devrez choisir entre un service de restauration interne (beaucoup moins cher) et un service de restauration externe. Si votre lieu a la réputation de servir de la bonne nourriture, nous vous recommandons de faire appel à eux, c’est la façon la plus simple et la plus efficace d’aborder la restauration.

Célébrer la venue d’un nouveau bébé est un moment si spécial et si excitant ! Il existe tellement d’options de décorations possibles, que vous ayez un thème spécifique ou que vous souhaitiez utiliser une couleur en particulier.

Voici 5 idées de décoration pour vous aider à organiser votre baby shower qu’il s’agisse d’un garçon ou d’une petite fille.

Choisir un thème de fête qui vous correspond :

Choisir un thème peut être parfois difficile, il y a tellement d’options possibles plus jolies les unes que les autres ! Un conseil, pensez à ce qui vous passionne et laissez-le transparaître dans le thème. Par exemple, si vous aimer voyager, la fête pourrait s’inspirer de votre endroit préféré. Si vous avez un spectacle, un film ou un groupe de musique préféré, pensez-y pour le thème de la fête. Ou, si la chambre du futur bébé a déjà un thème, vous pouvez centrer la fête autour de cette même idée.

Voici 10 thèmes très appréciés des futurs parents :

• Le thème des princesses
• Le thème des supers héros
• Le thème de la jungle
• Le thème des ballerines
• Le thème des nounours
• Le thème des animaux
• Le thème tropical
• Le thème du petit aviateur
• Le thème du cirque
• Le thème du petit marin

Utiliser des ballons dans votre décoration :

Une idée de décoration qui ne coûte pas cher mais qui fait toujours son effet, les ballons. Vous pouvez très bien décider de designer une arche de ballon organique très tendance ou de réaliser plusieurs colonnes de ballons placées à côté de votre sweet table.

Un conseil qu’on a trouvé sur le blog de clochette-fleurs est d’utiliser des fleurs naturelles ou artificielles dans le design de vos arches de ballons, effet garantit !

Un joli gâteau pour mettre en valeur votre décoration :

Vous pouvez décider de le créer par vous-même ou de passer commande chez votre boulangerie favorite. Petit conseil prenez vous y à l’avance afin de bien vous organiser le jour j sur la livraison du gâteau.

Si vous créer un thème pour votre décoration, faite bien attention à ce que votre gâteau soit lui aussi lié à la thématique.

Pensez à utiliser un joli présentoir à gâteaux pour le disposer sur votre sweet table. Un stand à gâteau de couleur blanche sera parfait.

Des souvenirs personnalisés pour vos invités :

Pensez à intégrer de petits souvenirs pour chacun de vos invités. Qu’il s’agisse de dragées, de petits sachets de bonbons ou encore d’un message personnalisé avec cet idée vous allez ravir vos convives.

Pour les contenants, vous pouvez les créer en papier ou en carton sous forme de petites boîtes. N’hésitez pas à éplucher Pinterest ou YouTube pour trouver des idées, il y en a des dizaines facilement réalisables pour tous les budgets.

Un photo Booth pour immortaliser

Garder un petit peu d’espace dans votre salon pour créer un photo Booth. Cela permettra d’immortaliser ces magnifiques moments avec toutes vos copines.

Vous pouvez intégrer certains petits accessoires fait maison comme des petits chapeaux, moustaches ou masques personnalisés.